La facturación es una de las tareas esenciales para cualquier autónomo, ya que garantiza el control de ingresos, el cumplimiento legal y la buena relación con los clientes. Sin embargo, debido a su complejidad y a las múltiples responsabilidades que asumen los trabajadores por cuenta propia, es fácil cometer errores en este proceso. A continuación, te mostramos los errores más comunes en la facturación de los autónomos y cómo evitarlos.
Legislación aplicable
La normativa aplicable a la obligación de facturación es:
- Ley 37/1992 de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido que el en el art.164.uno. 3º impone a los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar factura
- Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Impuesto del Valor añadido.
Errores más comunes
Errores en los datos del cliente
Uno de los errores más frecuentes es omitir o equivocarse al escribir los datos fiscales del cliente, como el nombre completo, la dirección o el número de identificación fiscal (NIF). Este error puede generar problemas legales y retrasos en el cobro.
Cómo evitarlo:
Mantén una base de datos actualizada con la información fiscal de todos tus clientes y revisa cuidadosamente cada factura antes de enviarla.
Ausencia o error en los datos del autónomo
No incluir correctamente los datos fiscales del propio autónomo (nombre, NIF, dirección) es otro fallo habitual. Esto puede invalidar la factura ante una inspección fiscal.
Cómo evitarlo:
Crea una plantilla estándar para tus facturas que incluya siempre tus datos fiscales correctamente. ¡¡¡Pero ojo con esto!!! puedes hacerlo pero tiene los días contados. En enero o julio del 2023 ( si eres sociedad o autónomo) tendrás que cumplir una nueva normativa en tus facturas. Hablaremos de eso en otro artículo.
No aplicar el IVA o el IRPF correctamente
No añadir el IVA o aplicarlo a un tipo incorrecto, así como no retener el IRPF cuando corresponde, son errores graves que pueden acarrear sanciones por parte de la Administración Tributaria.
Cómo evitarlo:
Infórmate sobre las normativas fiscales vigentes en tu sector. Por ejemplo, en España, los autónomos que trabajan para empresas suelen retener un 15% de IRPF, mientras que las actividades exentas de IVA, como formación reglada, no deben incluir este impuesto.
Facturas con numeración incorrecta
La numeración de las facturas debe ser correlativa y única. Saltarse números, usar un formato inconsistente o duplicar números de factura puede generar problemas durante una inspección.
Cómo evitarlo:
Utiliza un sistema automatizado o un software de facturación que gestione la numeración de forma adecuada.
Fechas incorrectas o inconsistentes
Colocar una fecha incorrecta o inconsistente en la factura puede causar confusión tanto para el cliente como para el autónomo al declarar impuestos.
Cómo evitarlo:
Asegúrate de que la fecha de emisión y, si aplica, las fechas de vencimiento estén claras y sean correctas.
Olvidar adjuntar justificantes o conceptos detallados
Emitir facturas con conceptos ambiguos o sin un desglose claro de los servicios o productos ofrecidos puede llevar a disputas con los clientes.
Cómo evitarlo:
Especifica claramente cada servicio o producto, su precio unitario y la cantidad, para que el cliente entienda exactamente por qué está pagando.
No conservar las facturas correctamente
Las normativas fiscales exigen conservar las facturas durante varios años (en España, 4 años como mínimo). Perderlas o almacenarlas de forma desorganizada puede complicar auditorías futuras.
Cómo evitarlo:
Digitaliza tus facturas y utiliza un sistema de almacenamiento en la nube o un software de gestión documental.
No emitir facturas cuando corresponde
Algunos autónomos, especialmente los que trabajan con particulares, pueden caer en la tentación de no emitir facturas para evitar impuestos, lo que puede resultar en sanciones graves.
Cómo evitarlo:
Cumple siempre con la normativa y emite factura por cada transacción. Esto protege tanto tus intereses como los de tus clientes.
Sanciones habituales:
- Por no emitir una factura cuando es obligatorio
Los autónomos están obligados a emitir facturas por todos los servicios o bienes que vendan. Si no lo hacen, pueden enfrentarse a sanciones por incumplir esta obligación.
- Multa fija: Hasta 300 euros por cada factura no emitida.
- Multa proporcional: Puede ser del 1% al 2% de la operación no facturada, dependiendo del contexto y la reincidencia.
- Si además no declaraste el ingreso, se te sancionará por no pagar los impuestos correspondientes, como el IVA o IRPF.
- Por emitir facturas incorrectas o incompletas
Las facturas deben cumplir con los requisitos legales, como incluir datos correctos del emisor y receptor, número correlativo, fecha, desglose del IVA e IRPF (si aplica), entre otros. Facturas incorrectas o incompletas pueden ser objeto de sanción.
- Multas del 1% al 2% del importe total de la factura incorrecta.
- Si el error afecta la declaración del IVA o del IRPF, las sanciones pueden aumentar al 50% o más del importe no declarado.
Consejos para Optimizar la Facturación
- Invierte en software de facturación: pueden simplificar el proceso y reducir errores.
- Consulta a un asesor fiscal: Un profesional puede ayudarte a mantenerte al día con las normativas y a evitar errores costosos.
Revisa periódicamente tus facturas: Dedica tiempo a auditar tus propias facturas y asegurarte de que todo está en orden.
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