Requisitos y deducibilidad de gastos en la actividad del autónomo

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En el ejercicio de la actividad el autónomo incurre en múltiples gastos, muchos de ellos serán deducibles y otros lo serán si cumplen una serie de requisitos.

¿Qué requisitos debe tener un gasto para ser deducible?

En primer lugar, vamos a recordar que requisitos debe tener un gasto para ser deducible:

  • Que guarde relación con la actividad económica
  • Que esté correctamente registrado en la contabilidad del autónomo
  • Que conste fehacientemente documentado preferiblemente con una factura, aunque la Administración podría aceptar otro documento como medio de prueba.

Gastos generales deducibles en IPRF

A parte de los gastos más comunes deducibles en IRPF como son: las compras, los arrendamientos, los sueldos y salarios, los suministros, las cuotas de seguridad social, etc.…. existen otros gastos menos conocidos, algunos de ellos con mayor problemática de cara a demostrar su relación con la actividad económica.

Vamos a intentar explicarlos brevemente:

Gastos menos comunes también deducibles

Gastos financieros

Se incluyen todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros de terceros para la financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo. ej.: comisiones, intereses.
En este caso recomendamos que se tenga una cuenta corriente de negocio y así poder distinguir los gastos personales de los de la actividad económica.

Seguros de enfermedad

Tendrán la consideración de gasto deducible para la determinación del rendimiento neto en estimación directa, las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él. El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente, o bien 1.500 euros si son personas con discapacidad.

Pérdidas por insolvencias de deudores (deudas de clientes)

Si tienes clientes que llegado el vencimiento de cobro no te pagan debes saber que puedes recuperar ese ingreso declarado e incluso el IVA de la operación.

Serán deducibles las pérdidas por deterioro de los créditos derivadas de las posibles insolvencias de los deudores, cuando en el momento del devengo del impuesto, cuando concurran alguna de las circunstancias previstas en el Art- 13 de la Ley sobre Sociedades, esto es:

  1. Que haya transcurrido el plazo de 1 año desde el vencimiento de la obligación de cobro o 6 meses la obligación de cobro.
  2. Que el deudor esté declarado en situación de concurso.
  3. Que el deudor esté procesado por el delito de alzamiento de bienes.
  4. Que las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de un litigio judicial o procedimiento arbitral.   Aunque también se podría admitir como medio de prueba otro procedimiento , como podría ser un burofax, es más recomendable lo expuesto anteriormente.

Gastos de representación con clientes

Todos aquellos costes destinados a representar a una empresa/ autónomo con el objetivo de mejorar su imagen ante los clientes: desde el pago de hoteles, a entradas a espectáculos deportivos o culturales -fútbol, cine, teatro, ópera…-, hasta invitaciones a eventos, ferias o instalaciones relacionadas con el cuidado o el bienestar.

¿Cómo justificar esa relación con los clientes?

  • Email en el que se comunica al cliente que vas a enviarle un detalle o invitarle a comer/cena.
  • Un mensaje o WhatsApp
  • Una llamada telefónica
  • Que el nombre de ese cliente aparezca en la lista de habituales del negocio.

A TENER EN CUENTA : serán deducibles el IVA de las facturas de comidas por reuniones con clientes, los gastos de representación y los gastos en publicidad y relaciones públicas contabilizados si cumplen los requisitos en IRPF.

Dietas para autónomos

Cuando un empresario visita a sus clientes suele soportar gastos de restaurante, peajes, aparcamiento, incluso hoteles, etc…

Requisitos que deberá cumplir:

1. El desayuno/comida/cena debe haberse producido durante el desempeño de la actividad.

Es decir, durante los días que trabaje un autónomo. Por ejemplo, y lo más habitual, es que se produzcan de lunes a viernes.

2. Los gastos deben ser por comidas en algún establecimiento de restauración y hostelería.

No vale, por ejemplo, adquirir un plato preparado en un supermercado.

3. El pago de la comida deberá realizarse siempre por un medio electrónico (tarjeta de crédito o débito, pago por móvil, etc.).

4. Es aconsejable que el autónomo guarde un tique o una factura realizada expresamente por el establecimiento para que cumpla con los requisitos generales de la deducción del gasto. Estos tique-factura o las facturas, deben conservarse por si se produce alguna comprobación de Hacienda. (preferiblemente factura).

Los límites máximos aplicables serán:

España Extranjero
Sin pernocta 26,67 € 48,08 €
Con pernocta 53.34€ 91,35 €

Gastos deducibles por trabajar desde casa

Si autónomo realiza la actividad en su casa o tiene la oficina en la misma, es posible deducir parte de los gastos. Serán deducibles en un 30% de la proporción de los metros que represente su espacio del trabajo del total de la vivienda.
Los gastos que se pueden deducir son: suministros, IBI, seguro de hogar, amortización de préstamo e intereses), tasa basuras, comunidad propietarios, seguro hogar, alquiler etc. en la parte proporcional.

Requisitos que deberá cumplir:

  1. La vivienda ha de estar afecta a la actividad. A estos efectos se exige que la afección de la vivienda y el porcentaje en que lo está han de comunicarse a Hacienda. La Agencia Tributaria suele admitir que esta deducción sea de un máximo del 30%.
  2. En caso de que el inmueble sea arrendado, el propietario del inmueble ha de emitir al autónomo la factura correspondiente, incluyendo el IVA y retención del IRPF por la totalidad del alquiler.

Deducibilidad vehículos

Vamos a explicar brevemente la deducibilidad en ambos impuestos:

¿Qué ocurre con el gasto en IRPF?

En el caso de que la utilización del vehículo en la actividad NO fuese exclusiva, es decir, que también fuese utilizado para otros fines, el mismo NO tendrá la consideración de afecto a la actividad económica, NO siendo deducibles en la determinación del rendimiento neto ni las amortizaciones, ni los mencionados gastos derivados de su utilización. ej.: gasolina, reparaciones, revisiones, etc.…

¿Y con el IVA?

  • Será deducible el 50% del IVA de:
  • Adquisición del vehículo (vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas)
  • Accesorios y piezas de recambio para los mencionados bienes.
  • Combustibles, carburantes, lubrificantes y productos energéticos necesarios para su funcionamiento.
  • Servicios de aparcamiento y utilización de vías de peaje.
  • Rehabilitación, renovación y reparación de estos.

CUESTIONES IMPORTANTES: para deducir el IVA es necesaria la FACTURA con todos los datos completos. Si se han deducido cuotas en la compra de un vehículo al vender el mismo debe ingresarse IVA en la misma proporción.

Ropa de trabajo

La ropa utilizada en el trabajo solo será deducible si tiene el carácter de “ropa específica de la actividad desarrollada, por ejemplo, un bata de personal sanitario, un traje de cocinero, un mono de mecánico o de pintor., etc.…

Si tienes dudas sobre si tus gastos son deducibles o en qué medida no pierdas el tiempo dándole vueltas y no te arriesgues.
Llámanos, estaremos encantados de ayudarte.

 

 

 

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 MARIA LUISA LLORENTE SORIANO
MARIA LUISA LLORENTE SORIANO

Licenciada en Administración y Dirección de Empresas, Máster en Profesor de Enseñanza Secundaria por Florida Universitaria (Centro Adscrito a la Universidad de Valencia) y Máster en Gestoría Administrativa por la Universidad Europea de Valencia.
También ha trabajado en diversos proyectos como Asesora de Autoempleo para el Ayuntamiento de Valencia.

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